la comunicación comercial es una herramienta estratégica que permite a las empresas transmitir mensajes persuasivos relacionados con sus productos o servicios, con el objetivo de influir en los consumidores y lograr el éxito en el mercado.
1. Aspectos esenciales de los documentos comerciales
Los documentos comerciales son cualquier comunicación escrita utilizada en un entorno profesional, como correos electrónicos, memorandos e informes. La redacción debe ser directa y clara, y debe poder leerse fácilmente. Con práctica, podrás escribir documentos comerciales de una forma eficaz.
Cuando escribas un documento comercial, ve directamente al grano. Dile a tu audiencia lo que debe saber desde el principio para que no tenga que buscarlo. Todas las oraciones deben ser cortas y directas, y los párrafos han de ser breves. Si lo haces así, la idea estará más clara y tus documentos se podrán leer y recordar fácilmente.
La mayoría de los documentos comerciales necesitan una llamada a la acción que transmita al público qué pasos seguir. Se informa de qué hay que hacer, adónde hay que ir, etc. Además de ser profesional, tienes que expresarte de una forma educada. Incluye un saludo o conclusión breve, y recuerda que usar expresiones de cortesía como "por favor" y "gracias" te resultará muy útil.
La revisión es una parte esencial de una buena redacción, por lo que después de terminar tu primer borrador, léelo y determina qué funciona y qué no. Aclara las oraciones, simplifica el vocabulario y organiza la estructura hasta que todo fluya en un orden lógico. Como parte del proceso de revisión, intenta leer tu trabajo en voz alta o pídele a alguien que te dé su opinión. Ambos métodos pueden ayudarte a descubrir nuevas perspectivas e ideas.
Con tanto que leer y reescribir, es normal que necesites hacer varias revisiones hasta que el documento esté listo. Recuerda que la redacción comercial es una habilidad que requiere mucha práctica, pero una vez que la domines, te resultará muy útil.
2. Cómo redactar un informe comercial
Cuando una empresa necesita tomar una decisión fundamentada, un informe comercial puede ser muy útil. Estos documentos utilizan hechos y estudios para analizar el rendimiento y ofrecer recomendaciones para el futuro.
Los informes comerciales son siempre formales y objetivos, y cada hecho debe ser claro y provenir de una fuente legítima, independientemente de si el informe es sobre un único tema o sobre toda una empresa. Veamos la estructura de un informe comercial típico.
En primer lugar, escribe tu nombre, tu información de contacto y la fecha de envío. También es recomendable darle un título al informe. A continuación, incluye algunos antecedentes sobre el tema del que se va a hablar, junto con el propósito del informe. En los puntos clave, incluye datos y hechos relacionados usando listas con viñetas, gráficos o cualquier otro medio que te ayude a dejar claro lo que quieres exponer. Expresa las ideas de una forma clara y concreta porque es la información sobre la que se basa todo el informe.
Cuando llegues a la conclusión final, resume e interpreta los puntos clave, identifica los problemas detectados en los datos y responde a cualquier pregunta relacionada. A continuación, recomienda soluciones basadas en la información que se ha presentado. Recuerda que tienes que redactar el informe de una forma impersonal y centrándote en la perspectiva de la empresa.
En las referencias, incluye las fuentes de todos los datos que has citado. Eso permitirá a tu público saber dónde has obtenido la información. Es posible que algunas empresas exijan que se incluya un resumen ejecutivo al principio del informe. Los resúmenes ejecutivos deben incluir los antecedentes, los puntos clave y las recomendaciones en una misma sección. Eso informará de lo más destacado sin que tengan que leer todo el informe.
No te preocupes si los informes comerciales te parecen intimidantes; todas las personas podemos aprender a redactarlos. Recopila y presenta los hechos de manera organizada para ayudar a tu empresa a tomar decisiones fundamentadas.
3. Cómo redactar un correo electrónico comercial eficaz
Durante las últimas décadas, el correo electrónico ha sido la base de la comunicación comercial. Durante ese tiempo, se ha ido desarrollando un estilo y una estructura propios.
Los correos electrónicos comerciales deben ser directos, claros y fáciles de leer. Sin embargo, el nivel de formalidad puede variar según, entre otros factores, la empresa, las personas destinatarias y el tema. Independientemente de lo que escribas, recuerda que debes mantener un tono profesional, ya que no podrás controlar el mensaje después de enviarlo. Los correos electrónicos se pueden copiar y reenviar indefinidamente, así que elige las palabras con cuidado.
El asunto debe ser breve y descriptivo. Si es demasiado vago o inconexo, puedes perder la atención del público. Los correos electrónicos deben tener al menos un destinatario, pero si incluyes varios puedes utilizar el campo CC (copia de carbón). De esa forma, las personas destinatarias podrán leer el mensaje sin que tengan que contestar.
Haz un saludo breve y cordial y, si conoces a la persona, dirígete a ella por su nombre de pila. Es preferible usar el nombre de pila si tienes confianza con esa persona, y su apellido si quieres ser más formal.
En el cuerpo del correo electrónico, empieza por explicar el tema principal de tu mensaje para que sea fácil de identificar. Escribe de una forma concisa y centrada en las personas destinatarias del correo. Si necesitas una respuesta a tu correo, incluye una llamada a la acción para que sepan cómo responder. Además, si has adjuntado un archivo al correo electrónico, menciónalo aquí.
Al final del mensaje, ofrece una despedida rápida como "gracias" o "atentamente". A continuación, incluye tu nombre y tu información de contacto.
Redactar correos electrónicos concisos es una habilidad muy útil que puedes desarrollar con la práctica. Sigue escribiendo y aprendiendo, y tus correos electrónicos serán cada vez más eficaces.
4. Cómo redactar un memorando comercial eficaz
Cuando necesites informar a tu equipo sobre un asunto importante o hacer un anuncio en tu lugar de trabajo, un memorando comercial puede ser una forma ideal de dirigirse a un público específico en un contexto formal.
Los memorandos son documentos que se suelen crear con un procesador de textos y que normalmente se imprimen para su distribución. El formato es similar al de un correo electrónico: suelen comenzar con un encabezado donde se incluyen los destinatarios y otros datos. Veamos con detalle lo que incluye el encabezado.
Para: Incluye el nombre y cargo de cada destinatario (en este caso Miranda Lawson, directora de Marketing). Sin embargo, si te diriges a un grupo de contactos en particular guardado como tal, indica simplemente el nombre del grupo (por ejemplo, Departamento de Contabilidad).
De: Incluye tu nombre y tu puesto.
Fecha: Escribe la fecha completa, con el día, el mes y el año.
Asunto: Escribe un asunto breve y descriptivo.
A diferencia de los correos electrónicos o las cartas, en la mayoría de los memorandos comerciales se omiten los saludos, como "Estimada Srta. Lawson", y se pasa directamente al cuerpo del mensaje. Cuando inicies un párrafo en un memorando, pon primero el punto principal de ese párrafo. También puedes usar viñetas o números para definir claramente puntos o listas. Eso hará que la redacción sea directa y fácil de seguir.
Los memorandos no suelen incluir una despedida. Puedes despedirte según el tipo de mensaje o el estilo de tu empresa, pero si incluyes una despedida, procura que sea breve.
Recuerda que es muy importante revisar la calidad del documento. Antes de enviar un memorando, pídele consejo a alguien de tu empresa para asegurarte de que el mensaje es eficaz y profesional.
Los memorandos comerciales son una forma muy útil de distribuir información entre los miembros de tu equipo. Con un poco de práctica y formación, tus memorandos serán cada vez más eficaces
5. Qué formato aplicar a los documentes comerciales
Aplicar formato a documentos comerciales puede parecer una tarea desalentadora, pero con un poco de práctica serás capaz de crear documentos con un aspecto organizado y profesional.
Al crear un documento comercial sobre un tema importante, puede resultarte tentador utilizar un formato decorativo o complicado. Sin embargo, la clave es usar un formato sencillo, aunque el asunto del documento sea complejo. Un formato sencillo permitirá destacar el contenido, al mismo tiempo que hará más fácil leer el documento y desplazarse por él. Utiliza fuentes tradicionales, como Times New Roman o Arial; alinea el texto a la izquierda y utiliza párrafos con espaciado simple.
Recuerda que debes aplicar estos consejos de forma coherente en todo el documento. Utiliza una o dos fuentes por documento y asegúrate de que el espaciado entre líneas y la alineación sean uniformes. Si el documento incluye gráficos, como imágenes y tablas, deben ser claros y fáciles de leer. Usa tantos gráficos como necesites, pero no los añadas solo como decoración. Las imágenes innecesarias pueden restarle importancia al mensaje.
Aplicar el formato adecuado a un documento comercial puede marcar una gran diferencia en la calidad del trabajo. Dedica tiempo a organizar el mensaje y aplicarle el formato adecuado para que sea profesional, claro y efectivo.