Aumenta la productividad en el trabajo
1. Manejo efectivo del tiempo
Mejorar la gestión del tiempo se reduce a establecer los objetivos de lo que deseas lograr dentro de un período de tiempo determinado y priorizar las tareas que necesitan más atención. En esta lección, identificaremos a los ladrones de tiempo más comunes que te hacen ser menos efectivo, así como algunos consejos y trucos para mejorar la gestión de tu tiempo y productividad. Entonces, ¿quién o qué está robando tu tiempo?
En el transcurso del día puede haber muchas distracciones que te alejan de tu trabajo. Pueden ser pequeñas, como contestar llamadas o emails, responder a las preguntas de tus compañeros o, quizás, tareas más concienzudas, pero todas ellas suman. Si estás intentando concentrarte en un ambiente ruidoso, o no tienes el equipo necesario para hacer el trabajo de manera eficaz, puede que sea el propio entorno de trabajo el que te distrae. O podría ser que diversos factores de tu vida te están haciendo menos productivo, como ir y volver de reuniones.
Ya sean los retrasos, los factores externos o las interrupciones las causantes de la desaparición del tiempo en tu día a día, identificar esas distracciones es el primer paso hacia ser más productivo.
Empieza tomando nota de cuánto tiempo te lleva completar tus tareas. Anotar cuánto tiempo inviertes en tus tareas diarias es un paso crucial para asegurarte de que estás aprovechando al máximo el tiempo del que dispones y te permitirá identificar comportamientos o factores como ladrones de tiempo (por ejemplo, alargar reuniones).
Intenta crear un calendario o registro. Los puedes crear usando herramientas online como una hoja de cálculo, o bien con el clásico bloc de notas. La clave del éxito es detallar todo: cada tarea, interrupción, llamada o descansos.
Lo ideal sería recopilar esta información durante un período de tiempo prolongado, digamos una semana o dos, para tener una idea precisa de hacia dónde va tu tiempo.
El siguiente paso es ver cómo minimizar las interrupciones que has identificado. Herramientas de productividad online como Asana, Basecamp y Google Keep, pueden ayudarte a crear una lista de tareas digitales, y así organizar y planificar tu día a día. Algunas incluso te permitirán delegar tareas a otros o enviar recordatorios cuando los plazos de entrega se acerquen. Muchas de estas herramientas son gratuitas y otras tienen versiones gratuitas.
Recuerda ser realista. Tratar de hacer demasiadas cosas puede reducir tu productividad, por no mencionar el estado de ánimo. Empieza priorizando la lista de tareas, ya sea en papel o usando alguna de las herramientas online que hemos mencionado. Marcar las tareas de tu lista como realizadas es una gran motivación y te impulsará a seguir adelante.
Aquí hay cinco consejos que puedes integrar en tu rutina para ayudarte a aumentar tu productividad:
1. Concéntrate en las reuniones. Procura evitar reuniones innecesarias en las que no eres imprescindible o no te benefician. Tu tiempo es valioso, úsalo sabiamente. Si eres el que organiza la reunión, establece expectativas claras, proporciona los materiales de referencia por adelantado y comienza y termina a tiempo.
2. Crea una lista de tareas diarias. Adquiere el hábito de crear una lista de prioridades de todas las cosas que necesitas lograr cada día.
3. Descansa. Sentarte en tu mesa todo el día puede parecer productivo, pero tomarte 5 o 10 minutos de descanso cuando te sientes cansado puede aumentar tu concentración, especialmente si te estiras o te mantienes activo.
4. Elimina las distracciones. Informa a la gente de que no deseas ser molestado o muévete a otra parte del despacho para así mantener las distracciones al mínimo.
5. Duerme. La falta de sueño puede afectar a tu forma de trabajar, así que trata de dormir bien para estar fresco al día siguiente.
Ser más productivo no significa necesariamente que las distracciones diarias vayan a desaparecer. Todavía tendrás que contestar emails, responder preguntas e ir a reuniones, pero debes ser capaz de ser lo más efectivo posible entre unas tareas y otras.
Trabajar para mejorar la gestión de tu tiempo puede ser beneficioso tanto personal como profesionalmente, desde reducir estrés y minimizar errores hasta permitirte ser más productivo. Piensa en los ladrones de tiempo de tu día a día y valora qué puedes hacer para minimizarlos.
Aspectos clave
¿Te preguntas en qué se te ha ido el tiempo y quieres que el día tenga más horas? Gestionar el tiempo es una habilidad esencial para organizarse, mejorar la productividad y ser más feliz. En este vídeo, aprenderás a identificar a qué dedicas tu tiempo en la actualidad, y obtendrás sugerencias e información sobre herramientas que te ayudarán a ser más eficaz en el trabajo y a gestionar mejor tu tiempo en general.
Resumen
Para trabajar de forma más eficiente, puedes hacer cada día una lista de tareas y anotar el tiempo que te llevará cada una.
Responder correos electrónicos al momento, trabajar durante la hora de la comida y no delegar en otras personas puede parecer buena idea, pero en realidad es contraproducente.
Siguientes pasos
Ten a mano un cuaderno y un bolígrafo en tu escritorio. Durante un día, anota todo lo que haces y todas las interrupciones que surgen.
Al final del día, revisa la lista y determina qué ha ocupado la mayor parte de tu tiempo. ¿Cuánto de ese tiempo no estaba relacionado con tus tareas laborales principales? ¿Qué sucedió en ese tiempo?
A continuación, elabora un plan para solucionar esas interrupciones..
2. Trabajar en la nube tiene muchas ventajas. No hay necesidad de desplazarse para completar la tarea y el trabajo se guarda automáticamente sobre la marcha.
Actualmente, la gente está más ocupada que nunca, y cuando tienes una lista de tareas larguísima, el trabajo puede resultar abrumador. Ahí es donde la priorización y su fiel compañera, la delegación, pueden ayudarte.
En este tema, estudiaremos los beneficios de priorizar y delegar, además de darte las ideas que te ayuden en la gestión diaria de tus tareas.
Hay muchos escenarios donde el tiempo es crítico, tanto si estás en proceso de aprender una nueva habilidad, como empezando en un nuevo trabajo o dirigiendo tu propia empresa. Esta es la razón por la que priorizar es la clave del éxito:
• Te permite enfocarte en las tareas más importantes, creando una sensación de propósito y claridad.
• Hace que tu carga de trabajo sea más manejable al dividirla en partes que son más fáciles de completar.
• Facilita la eficiencia y te ayuda a invertir mejor tu tiempo.
• Te ayuda a identificar áreas problemáticas, dándote la oportunidad de revisar, eliminar o delegar tareas.
Entonces, ¿cómo priorizas la carga de trabajo? Echemos un vistazo a la Matriz Eisenhower.
La Matriz Eisenhower está compuesta por cuatro secciones basadas en la importancia y la urgencia, que te permiten alinear tus acciones con objetivos o metas específicas. Al determinar la tarea más urgente, eres capaz de ordenar la carga de trabajo de manera eficiente para que tu día sea más productivo.
Empieza por enumerar las tareas. Esto podría incluir escribir un nuevo post o el seguimiento de un cliente potencial. A continuación, ordena las tareas en los cuatro cuadrantes de la matriz. Dónde estén colocadas dependerá de cómo clasificaste las tareas en una escala de importancia.
Urgente e importante: Estas son tareas que debes completar inmediatamente, como revisar un informe importante que necesita ser publicado lo antes posible.
Importante pero no urgente: Estas tareas se deben programar para completar más tarde. Por ejemplo, organizar una llamada de seguimiento con un proveedor potencial dentro de unas semanas.
Urgente pero no importante: Estas tareas se deben delegar a otra persona. Por ejemplo, programar horarios de reuniones.
Ni urgente ni importante: Esto puede incluir distracciones como salir a comprar la nueva decoración de la oficina. Puedes borrar estas tareas por completo de tu lista al completar la matriz.
Trata de limitar tus tareas a 10 tareas por cuadrante y trata de completar las que ya existen antes de añadir otras nuevas.
Una vez hayas ordenado tu carga de trabajo en función de las prioridades, puede ser obvio que el cumplir algunos de los plazos no dependa solo de ti. Aquí es donde delegar puede ser de gran ayuda.
Asignando la responsabilidad de completar tareas específicas a otras personas en grandes proyectos, el trabajo puede completarse más eficazmente. La clave para recordar cuándo delegar es tener en cuenta las fortalezas de las personas. Debes asegurarte de explicar claramente a cada persona lo que necesitas de ella, fijar una fecha límite clara y verificar periódicamente el progreso del proyecto para asegurarte de que va todo bien.
Cuando se trate del volumen de trabajo, intenta implementar los consejos de este tema para que puedas revisar que cumples las tareas de manera más rápida y eficiente. Piensa en tu volumen de trabajo actual y mira si la Matriz Eisenhower puede ayudarte a ser más productivo y organizado en el trabajo.
Aspectos clave
Una lista interminable de tareas pendientes puede hacer que incluso hasta el más productivo de nosotros, a veces, se sienta un poco abrumado. ¿Por dónde comienzas y cómo sabes qué tareas se pueden asignar a otra persona? El arte de priorizar y delegar es zel primer paso para responder esta pregunta. En este vídeo, analizaremos cómo priorizar y delegar tu volumen de trabajo puede beneficiarte y qué debes hacer para administrar tus tareas diarias de una forma más productiva.
Resumen
Debería hacer primero las tareas urgentes e importantes. Debería delegar las que sean urgentes, pero no importantes. Y si hay algo que no sea ni importante ni urgente, simplemente puede ignorarlo.
Siguientes pasos
Priorizar es clave para garantizar no solo un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal, sino también para lograr que se realicen las tareas importantes. Elabora una lista de todas las tareas pendientes que actualmente están dando vueltas en tu cabeza. Usa la matriz de Eisenhower para dividir estas tareas en función de la urgencia y la importancia a fin de determinar qué acciones requieren atención inmediata. Puedes usar este método para los recados que debes realizar cerca de tu casa o para las tareas profesionales en el trabajo.
3. El trabajo en la nube
Puesto que los negocios online son cada vez más globales, conectarse con personas de diferentes zonas horarias se está convirtiendo en la forma más común de trabajar.
El software en la nube te permite colaborar con otras personas en una tarea en tiempo real, ya sea cara a cara o desde otro continente. Vamos a explorar los beneficios que trae trabajar en la nube, así como lo que se debe y lo que no se debe hacer.
Las plataformas de colaboración basadas en la nube como G Suite y Office 365 te permiten compartir, editar y trabajar simultaneamente con terceros en diferentes proyectos.
Colaborar en documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones en la nube te permite añadir contenido, editar y tener feedback a medida que otras personas trabajan en estos documentos. Todo en tiempo real.
Por ejemplo, imagina a un equipo trabajando en un proyecto espacial con ingenieros de todo el mundo. Las reuniones cara a cara están muy bien, pero no siempre son posibles, por lo que utilizar la colaboración en la nube para trabajar en los documentos ahorra dinero y viajes. Todos los involucrados pueden tener el nivel de acceso requerido para su puesto, desde solo lectura hasta el modo de edición completo.
Sin la nube, cada miembro tendría que trabajar en un documento de forma individual y después pasárselo a la siguiente persona cuando hubiera terminado, lo que provocaría importantes retrasos.
Además, cada miembro del equipo puede crear una nueva versión del documento para editar, haciendo difícil el seguimiento de los cambios y de la versión más actualizada. Ambas opciones hacen que el proceso de colaboración sea lento e ineficiente, y que los problemas tarden mucho más tiempo en resolverse.
Por otro lado, trabajar en la nube puede ahorrar tiempo y, por lo tanto, dinero, así como garantizar la transparencia para todos los que trabajan en el proyecto. Los miembros del proyecto pueden acceder a la información desde sus portátiles, tablets o incluso smartphones cuando lo necesiten.
Los beneficios de la colaboración en la nube son claros pero, antes de empezar a trabajar, veamos algunas de las mejores prácticas para garantizar que obtienes el máximo provecho de estas plataformas:
Para empezar, una conexión a Internet fiable es fundamental cuando se trabaja en la nube para garantizar que el trabajo no se vea interrumpido por problemas de conectividad.
Las funciones de trabajo offline no siempre se configuran de forma predeterminada, por lo que deberás activarlas, para así evitar perder el trabajo no guardado y poder seguir trabajando si de repente estás sin conexión.
También deberías revisar el nivel de acceso que tiene cada usuario a los documentos en la nube para garantizar un proceso fluido al trabajar de forma colaborativa. Algunos pueden necesitar acceso completo a la edición de un documento, otros solo necesitan tener acceso a los comentarios, mientras que algunos solo necesitarán acceso para ver los archivos.
Por último, es importante crear una nomenclatura reconocible, para que todos los miembros del equipo puedan localizar fácilmente los archivos en la nube. Veamos un caso de estudio de una empresa que utilizó la colaboración en la nube para mejorar su funcionamiento:
“Aunque tenemos un pequeño negocio, necesitamos crear una infraestructura similar a la de una empresa grande. Por ejemplo, tenemos empleados trabajando en la oficina y también en la pastelería, por lo que necesitamos mantener una comunicación constante entre ambos.
Usamos Google Drive, lo que nos permite colaborar en documentos desde dos lugares diferentes simultáneamente, lo que nos ahorra tiempo y nos hace trabajar de manera más eficiente.
También usamos Google Calendar y cada vez que agregamos un pedido a la nube, este se ve inmediatamente en la pastelería. Trabajar desde la nube nos permite ser más eficientes como equipo y nos hace ahorrar mucho tiempo.”
Ahora que hemos visto los beneficios de la colaboración en la nube, ten en cuenta las ventajas que tiene trabajar de esta manera y piensa en cómo la colaboración en la nube puede hacer que tu tiempo online sea más productivo.
Aspectos clave
¿Tienes colegas que trabajan desde casa o equipos en otros países? La colaboración en la nube es una forma práctica de optimizar tu experiencia laboral. En este vídeo descubrirás cómo puede ayudarte a ahorrar tiempo y te explicaremos qué hacer y qué no hacer cuando se trabaja de esta forma.
Resumen
Trabajar en la nube tiene muchas ventajas. No hace falta desplazarse para completar tareas y el trabajo se guarda automáticamente sobre la marcha.
Siguientes pasos
Elige un sistema online basado en la nube, como Hojas de cálculo de Google o Microsoft OneDrive. Crea un documento nuevo y compártelo con colegas o amigos, y configura diferentes niveles de permiso para distintos usuarios. Practica asignando tareas a cada uno de ellos para que realicen una determinada acción y observa cómo todos trabajan al mismo tiempo. Aprovecha funciones como el chat y los comentarios para mejorar la comunicación en equipo.