1. La importancia de la gestión del tiempo en los entornos digitales
En este módulo hablaremos sobre cómo gestionar nuestro tiempo en un entorno digital.
Para que nuestros planes, nuestros proyectos, sean realmente productivos, tenemos que aprender a gestionar el tiempo adecuadamente. Cuando hablamos de tiempo, hay múltiples definiciones sobre el mismo, normalmente, si revisamos la RAE, por ejemplo, se habla de una magnitud física que permite ordenar los sucesos estableciendo un pasado, un presente, un futuro, etcétera. Pero no nos importa tanto una definición como tener en cuenta dos dimensiones del tiempo.
En primer lugar está la dimensión interna del mismo, aquella que surge de nuestra percepción y de nuestra gestión del tiempo: depende de nosotros.
Y por otro lado está la dimensión externa del tiempo: aquella que la marcan otras personas y que se manifiesta en forma de calendarios, deadlines, plazos, etcétera. Nosotros vamos a incidir, sobre todo, en la primera, en la gestión interna del tiempo.
Internet, hoy en día, ha cambiado de manera significativa, la forma en la que nos relacionamos, trabajamos, etcétera. Cada vez tenemos más acceso a información, recursos, lo que genera, indudablemente, muchas posibilidades, pero también, muchas fuentes de distracción, interrupciones, ladrones del tiempo. Con lo cual, si cabe, la gestión del tiempo es aún más importante.
La mayoría de las veces no nos paramos a pensar en cómo gestionamos nuestro tiempo y cómo lo digital nos roba el tiempo, simplemente, actuamos por inercia. Gestionar adecuadamente el tiempo es clave en un entorno digital para ser productivos. La secuencia general para gestionarlo adecuadamente es la siguiente.
Lo primero es identificar qué hacemos, cuáles son nuestros hábitos en el entorno digital. Lo segundo es analizar cómo lo hacemos: si lo hacemos bien o si lo hacemos mal y, dentro de esta segunda categoría, aquellas cosas que necesitan ser corregidas. Lo tercero es para qué vamos a actuar, es decir, si queremos corregir ciertas cosas, tendremos que saber para qué queremos hacerlo, para establecer planes de mejora, etcétera. En cuarto lugar tenemos que determinar cómo actuaremos: qué técnicas, qué herramientas, qué recursos, qué aplicaciones vamos a utilizar. Y por último, hay que poner un cuándo, hay que poner un plazo para empezar a aplicar todas estas técnicas para la mejora de la gestión del tiempo.
Resumen
Efectivamente esta es la secuencia a considerar a la hora de establecer una estrategia para gestionar correctamente el tiempo, mejorar la eficiencia y realizar proyectos más productivos. Identificar qué es lo que se hace y como se hace para poder realizar correcciones. Todo lo que se realiza tiene una finalidad y sirve para establecer un orden de prioridades. Existen herramientas, recursos y aplicaciones que pueden ayudar a ejecutar las acciones de forma más eficiente. Por último, a toda tarea se le debe poner un tiempo determinado: esto evitará que la dedicación a una tarea no sea rentable.
2. Importante vs. urgentes
La organización y la planificación son claves en gestión del tiempo pero, lo importante es que se basen en prioridades. Por tanto, primero establecemos estas prioridades. Segundo, planificamos y tercero, actuamos.
Para planificar tareas tenemos que distinguir entre dos dimensiones de las mismas. La importancia y la urgencia.
La importancia es: aquellas tareas cuya realización nos proporcionará el cumplimiento de nuestros objetivos. Son aquellas que realmente nos hacen ser productivos.
Y la urgencia, se refiere a aquellas tareas que, requieren ser cumplidas ya, en el menor lapso de tiempo posible.
Para planificar con esta base lo primero que tenemos que hacer es listar las tareas que tenemos que realizar y asignarles una importancia y una urgencia: Importancia Alta o Baja. Urgencia Alta o Baja. Es recomendable hacerlo con base semanal ya que la semana es normalmente el lapso de tiempo por el cual estructuramos nuestro trabajo.
En segundo lugar hay que colocarlas en el cuadrante. Si la tarea es importante y urgente requiere una actuación inmediata. Si la tarea es importante, pero no urgente requiere planificación, análisis... En tercer lugar, si la tarea es urgente, pero no importante, si podemos, deberemos delegarla, por ejemplo, podemos traer a colación lo que hablábamos del trabajo en equipo. Y, en cuarto lugar, si la tarea no es ni importante, ni urgente, directamente la mandamos a la papelera, no merece la pena realizarla.
Si trasladamos este cuadrante al ámbito digital, vemos que en el primer cuadrante que es importante y urgente, se sitúas la gestión de imprevistos, crisis, problemas que surgen sin que los hayamos previsto.
En segundo lugar, en el cuadrante dos, que es realmente donde está la productividad personal podemos planificar, hacer networking, reflexionar sobre las tareas que tenemos que hacer, etcétera.
En el tercer cuadrante, aquello que es urgente, pero no importante, se sitúan, por ejemplo, las notificaciones de emails, las notificaciones de redes sociales, siempre que estén asociadas a nuestro proyecto.
Y en el cuarto cuadrante se sitúan todas aquellas distracciones, notificaciones (de nuevo de redes sociales, vídeos...), etcétera pero, asociadas a una perspectiva lúdica.
Una vez que hemos visto dónde se ubican nuestras tareas debemos cumplirlas con las premisas que ya hemos dado.
Y, por último, en cuarto lugar, tenemos que hacer una reflexión, cuando ya hemos hecho la planificación, sobre dónde se ubican la mayoría de las tareas de nuestro plan o proyecto. Lo ideal, como decíamos antes, es que estén en el cuadrante dos, que es el epicentro de la productividad personal.
Resumen
Las nuevas oportunidades, la generación de ideas o el networking se engloban en las tareas que, si bien son importantes, no requieren de urgencia, por lo que atienden a una planificación ad hoc para llevarla a cabo. Todas la posibilidades de crecimiento, análisis del mercado, tendencias, etc. son positivas pero no deben priorizar a los compromisos que ya tenemos adquiridos con clientes y en proyectos activos, por lo que atenderán a una planificación que se adecue a nuestra disponibilidad.
3. Google Calendar como herramienta para planificar
Vamos a ver una herramienta como es Google Calendar, de gran potencia para planificar tareas y eventos.
Google Calendar, si ves la interface básica, es como si fuese una agenda, en la cual, aquí en el centro, vemos los lapsos temporales que definamos, que podemos establecer por día, por semana, por mes o por cuatro días, por ejemplo.
Lo primero que hay que decir es que podemos generar distintos calendarios, podemos tener uno para un proyecto de carácter profesional, otro para carácter personal... como queramos, esto podemos jugar con ellos. Y, además, podemos asignarles colores para identificarlos, podemos compartirlos con otras personas, lo cual es muy importante cuando trabajamos en equipo, etcétera.
Lo primero que hay que hacer para planificar una tarea es meterla en el calendario y lo podemos hacer de dos formas, bien pinchando sobre el día del mes que queramos, por ejemplo, aquí y, después automáticamente, vamos a esta ventana, o bien, dándole a CREAR. Indistintamente, lo que tenemos que hacer es, lo primero, dar un nombre y un título a esa tarea, por ejemplo, preparar mi LinkedIn. Podemos asignarle un lapso temporal, es decir, puede durar una hora, dos, días, lo que queramos, es decir, por ejemplo, imaginar que la planificamos de aquí y va a durar tres horas, o si queremos, todo el día. Para ver si tenemos ese día o esa semana muy cargado o menos cargado podemos ir aquí, ver disponibilidad, y, nos muestra si tenemos ya algo planificado para ese día.
En información del evento podemos también meter una videollamada, podemos añadir un lugar (si se desarrolla en un lugar físico), podemos asignarla a un calendario en concreto o, incluso, podremos añadir más descripción para tener más información sobre esa tarea, imagina que estamos compartiendo con otras personas, pues aquí podemos añadir más descripción. También resulta muy útil asignarle un color, por ejemplo, bloques de tareas de una misma naturaleza les metemos el color azul. Para otras que impliquen reunión física, le metemos el color rojo. También podemos añadir recordatorios para que bien con una ventana emergente o con un email nos avise con una antelación que nosotros definamos de que esa tarea tiene que ser llevada a cabo. Por ejemplo, imagina que nos mande dos días antes un correo. Y también, aquí podemos mostrarnos como disponibles u ocupados para otras personas y podemos compartir este evento, tarea o mantenerlo en privado y aquí, a su vez, podemos añadir a otras personas, si estamos trabajando en equipo o si queremos compartirlo. Una vez que tenemos el evento creado, damos a guardar y automáticamente, aquí ya nos aparece el evento planificado.
Por tanto, vemos que es una herramienta que tiene múltiples opciones para planificar tareas.
Resumen
Es una herramienta gratuita de planificación en un formato de calendario diario, semanal, mensual, etc. Una de sus grandes ventajas es la posibilidad de compartir, exportar e importar calendarios, lo que permite cuadrar la disponibilidad de los equipos de trabajo en un proyecto. Además, dispone de una integración de mapas si se agrega una dirección. Es una herramienta multiplataforma que se sincroniza con eventos, lugares, horas, asistentes etc. También es muy importante la facilidad para adjuntar documentos almacenados en Google Drive o desde cualquier nube.
4. Pautas para terminar con las interrupciones
¿Por qué es importante combatirlas? Primero, porque afectan a nuestro ritmo de trabajo, disminuyen nuestra concentración, se dice que cada vez que nos interrumpen tardamos una media de 10 minutos en volver a retomar la concentración. Tercero, porque nos hacen torpes, lentos y porque nos distraen en la consecución de nuestros objetivos. Pero también nos afectan a la parte psicológica: nuestra motivación disminuye si constantemente nos están interrumpiendo. Nuestra creatividad también se ve afectada, nuestro buen humor, nos ponen de mal humor. Y por último, si se repiten con mucha frecuencia y si son graves son fuentes de estrés y de ansiedad.
Hay que partir de la premisa de que no podemos combatirlas al 100%, pero sí que podemos desarrollar estrategias para minimizarlas y combatirlas.
La secuencia para combatir las interrupciones, es la siguiente:
En primer lugar, identificar qué ladrones del tiempo tenemos en el ámbito digital, es decir, qué aplicaciones, qué herramientas nos roban el tiempo. Pueden ser aplicaciones de vídeo, puede ser el teléfono móvil, navegación web, redes sociales, etcétera.
En segundo lugar, una vez que hemos identificado los ladrones del tiempo, tenemos que ver qué interrupciones surgen de ellos y, además, tenemos que calificarlas en base a dos dimensiones: primero, el impacto que generan, si tienen un impacto alto, medio o bajo y, segundo, la frecuencia, si suceden muy a menudo, a menudo o pocas veces. Combinando estas dos dimensiones en la matriz vemos que hay tres estrategias para combatirlas.
En primer lugar, cuando son de impacto a alto, medio y suceden con frecuencia, hay que actuar ya. Cuando el impacto y la frecuencia son de carácter más medio, hay que planificar una actuación y cuando el impacto y la frecuencia son de carácter más bajo, debemos analizarlas, no descartarlas. Algunas claves para combatir las interrupciones en el ámbito digital son:
En primer lugar, si podemos, hemos de prescindir de las notificaciones, tanto de email, como de redes sociales, etcétera. Porque eso es una fuente constante de interrupción. Es mucho mejor planificar una estrategia de revisión, por ejemplo, voy a revisar el email a primera hora de la mañana, a media mañana y a última hora de la tarde.
En segundo lugar, cuando estemos navegando por la web tenemos que tener claro el propósito de por qué entramos en una web. Hay que evitar lo que se llama "la navegación inconsciente". Entro de una web, pincho en un enlace, me lleva a otro enlace, a otro enlace, a otro y en media hora estoy en una web, en la que no sé por qué estoy ahí y he perdido tiempo.
En cuanto a los navegadores tendremos que tener abiertas aquellas pestañas que sean realmente imprescindibles para la tarea que estemos realizando. No abrir pestañas para tenerlas ahí por si acaso, porque tendremos la tentación de pinchar en ellas.
Cuando estemos haciendo algo realmente importante también hay que tener en cuenta el teléfono móvil y, si es posible, desconectar la conectividad, darle la vuelta, etcétera, porque los programas de mensajería son una fuente muy importante de interrupciones.
Y, por último, en cuanto a las redes sociales, a veces tenemos la tentación de estar en todas ellas. Tenemos que tener muy claro cuáles son las realmente importantes para nuestro proyecto y es ahí, donde tenemos que tener la presencia.
Resumen
Los minutos perdidos con los ladrones del tiempo pueden convertirse en horas al final de la semana. La gestión del correo electrónico, las redes sociales y/o la mensajería instantánea provocan distracciones. Es conveniente planificar de dos a cuatro momentos al día en los que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Las charlas con los compañeros se pueden realizar a la hora de la comida.